Bestyrelsen behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, og sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling. 

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Grundejerforeningen Hørsholm Gaardhuse er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Hanne Clausen

Ved Højmosen 17

Telefon: 6163 1099

Mail: mail@hoersholmgaardhuse.dk

www.hoersholmgaardhuse.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

Navn, adresse, mailadresse, telefonnummer.

2. Oplysninger om frivillige:

Navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, hverv i foreningen.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx ejendomsmægler ved køb/salg. 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger

• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig

• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

• At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev ud

• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem

• At opfylde gældende lovgivning

• At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

• At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen

• At opfylde gældende lovgivning

• At kunne udbetale vederlag, refundere udlæg og lignende

• At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter

• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.

• At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter

• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen,

som frivillig eller som bruger: 

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig inden for en måned efter, at dit medlemskab af grundejerforeningen er ophørt.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. Persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)

• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)

• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring

• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette

dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.